Откуда берётся столько совещаний?
В обучении есть три столпа: получение информации, её осмысление и применение на практике. Важно, чтобы между ними не было явного перекоса. В работе они тоже есть: получение информации — это совещания, чаты и почта, осмысление — когда я думаю, заполняю пробелы в картине мира и строю планы, применение — когда беру и делаю. И точно как в обучении, в работе легко скатиться в перекос в сторону получения информации. Выглядит он как бесконечные совещания.
Мой ответ на вопрос «почему» пока гипотеза, но вот она. Речь дана нам не столько как инструмент коммуникации, сколько как инструмент мышления. Многие из нас думают, когда разговаривают. Хуже того, многие могут думать только так: стоит сесть и ничего не делать, как через пять секунд рука тянется к смартфону. И многие организаторы встреч явно или неявно чувствуют, что им не хватает осмысления. А как начать думать, если думается только вслух? Правильно, созвать совещание.
Почему не помогает перенести всё в чаты и почту?
Когда такие совещания мы пытаемся заменить словами «да просто напиши в чат», мы усугубляем проблему. Информационных потоков становится ещё больше, а осмысления, чтобы их переварить, нужно ещё больше. Если вы сами часто созываете встречи, чтобы подумать с помощью других людей, попробуйте объяснять задачу кому-то, кто будет страдать от этого меньше. Иногда решение приходит само, стоит только начать объяснять, хоть домашнему питомцу.
Почему чаты требуют больше дисциплины, чем почта?
Получив сообщение, я сначала решаю: буду я с этим что-то делать, точно не буду или пока не знаю. С письмом третий вариант прост: оставляю его во входящих или отмечаю непрочитанным. Криво, но не страшно. С чатом так не выйдет. Даже если отметить непрочитанным весь чат, следующее сообщение перезапишет отметку, и с хорошей вероятностью я забуду про предыдущее.
А проверяем мы чаты как раз тогда, когда ничего не можем с ними сделать: на светофоре, в очереди, за 30 секунд до встречи. Увидел вопрос — и решение по нему нужно принять прямо сейчас, а загорелся зелёный. Поэтому в чатах особенно важно не заглядывать туда, когда нет возможности отработать сообщение.
Чаты правда так выматывают?
Перед каждой корпоративной группой по джедайским техникам я провожу опрос. За 2021 год набралось 620 ответов. Среди прочего там был опросник профессионального выгорания и вопрос о том, сколько информации человек получает по разным каналам: почта, звонки, встречи, мессенджеры. Обнаружилась статистически значимая связь между эмоциональным истощением и тем, сколько информации приходит через мессенджеры. Среди тех, кто получает через них немного, высокий уровень истощения был чуть меньше чем у 60%. Среди тех, кто получает очень много, — больше чем у 70%. Похожая связь нашлась и с риском СДВГ по опроснику самооценки.
Это корреляция в моём опросе, а не доказательство, что чаты вызывают выгорание. Но повод присмотреться к своим чатам она даёт.
Что тогда делать с совещаниями?
Очевидные меры — увещевания не опаздывать, обучение правильному проведению встреч — в большинстве случаев не работают. Радикальные, вроде запрета совещаний в определённые дни, часто дают неприятные побочные эффекты. Мне кажется более честным признать, что совещания решают какие-то конкретные, иногда неочевидные задачи конкретных коллег. А иногда повышают эффективность команды в целом ценой локальной эффективности отдельных участников. Поэтому начинать стоит не с запретов, а с ревизии: какие встречи за последний месяц были полезны, кто их назначает, в какой момент и зачем.
Вопросы, которые стоит себе задать
- Сколько совещаний я посетил за последний месяц? Какие из них были полезны мне или команде?
- Какую задачу решает совещание, которое меня раздражает? Чью?
- Когда я в последний раз думал над задачей, а не обсуждал её?
- В какие моменты я открываю рабочие чаты? Могу ли я в этот момент что-то сделать с сообщениями?
- Что из того, что я пишу в чат, на самом деле требует ответа прямо сейчас?
